会場係要領
１．会場係の役割
会場係には，主に下記の４通りの役割があります．これらの役割を，各会場の係の人数に応じて分担・兼務します．
（１）タイムキーパー：呼び鈴等で時間の経過を合図し，座長による講演会の進行を補佐します．
（２）マイク係：会場のマイクを管理します．
（３）発表用PC管理係：各発表の前に，ノートPCの操作の補佐をします．発表用のノートPCには，会場備え付けのものを使用する場合と，発表者が持参したノートPCを使用する場合とがあります．
（４）会場内の貼り紙の交換など，会場の整備を分担して行います．
２．タイムキーパーの用務
（１）タイムキーパーは，あらかじめ定められた講演者の発表時間と質疑応答の時間を確保するために，呼び鈴等で時間の経過を合図し，座長による講演会の進行を補佐します．
（２）座長の指示に従って，発表及び質疑応答の時間経過を，正確かつ分かりやすく会場全体に知らせてください．
（３）講演会開始前に，座長に，ストップウォッチのスタートのタイミングを必ず確認してください．
（４）呼び鈴の鳴らし方は，以下のとおりです．
発表終了予告（予鈴）：１鈴（呼び鈴を１回鳴らす）
発表終了 ：２鈴（呼び鈴を２回鳴らす）
質疑応答の終了 ：３鈴（呼び鈴を３回鳴らす）
呼び鈴を鳴らすタイミングは，講演会開始前に必ず座長に確認してください．
※なお，質疑応答は，１発表ごとに行う場合と，いくつかの発表の後にまとめて行う場合とがあるので，この点について確認してください．
（５）呼び鈴は，回数が分かるように，会場全体に聞こえるように鳴らしてください（※ただし，呼び鈴を壊さないように）．講演会が始まる前に，試しに鳴らしてみて，鳴らし方を確認しておいてください．
（６）ストップウォッチは，講演会の時間中は，座長およびタイムキーパーが時間の経過を確認できる場所に置いておいてください．
３．マイク係の用務
※講演会場が小さく，質問者用のマイクが準備されていない場合は，あらかじめその件を座長に伝えておいてください．
（１）座長による進行，発表及び質疑応答を円滑に行うことができるように，有線及び無線のマイクを管理します．
（２）午前及び午後の最初の講演会の開始前に，必ず電池を交換してください．
（３）講演会開始前に，各マイクが正常に機能することを確認してください．
（４）万一，正常に機能しないマイクあった場合は，発表者，座長，質問者の優先順位でマイクを割り当てた後，早急に会場担当の教員に報告してください．
（５）各講演会終了後，全てのマイクの電源をオフにしてください．
４．発表用PC管理係の用務
（１）各発表の前に，ノートPCの操作の補佐をします．
（２）発表用のノートPCには，会場備え付けのものを使用する場合と，発表者が持参したノートPCを使用する場合とがあります．講演会開始前に，全発表者に講演に使用するPCがどちらであるかを確認してください．
（３）会場備え付けのPCを使用する発表者からは，講演用パワーポイントファイルが入ったUSBメモリー等を預かり，会場備え付けのPCにコピーしてください．
・ファイルは，デスクトップの「講演用ファイル」という名前のフォルダーにコピーしてください．
・備え付けPC側にコピーしたファイルには，講演順が分かるように番号等をつけるなどしてください．
（４）発表者自身が持参したノートPCを使用する場合は，持参PCをRGB切替機の空きポートに，専用ケーブルで接続する必要があります．
・RGB切替器の空きポートは３つです（ポートの一つは，備え付けのPCに接続されています）．講演会開始前に，発表順が早い発表者を優先して各持参PCを接続し，プロジェクタで投影できることを確認してください．接続方法は，別に示す接続要領で確認してください．
・講演会開始前に持参PCをRGB切替器に接続できなかった発表者については，講演会中に前の発表者用のポートが空いた後に，PCを接続してもらいます．
（５）各講演の発表前に，パワーポイントファイルの投影を補助してください．接続のための操作は“ゆっくりと”行ってください．キーを連打するなどすると，回復不可能なトラブルに陥る恐れがあります．
５．その他の用務
その他の業務は，会場係が複数いる場合には，手のあいている係が行ってください．
（１）講演会の開始前に，前方の黒板に掲示されている講演会番号を示す貼り紙を交換する．
（２）各発表開始前に，前方の黒板の講演番号の貼り紙を交換してください．発表開始前に交換できなかった場合は，講演開始後にストップウォッチをスタートさせた後，できるだけ早く交換してください．
６．その他
・会場係は，一人がいくつもの役割を兼務することが多くなります．講演会前及び講演会後の作業手順については，あらかじめよく計画し要領よく速やかに行ってください．
・控え室への集合や，講演会場への入室は，時間に余裕を持ってできるだけ早い時間に行ってください．
講演会当日の用務
- 時 刻
-
用 務
- （タイム）：タイムキーパー，（マイク）：マイク係，（PC）：発表用PC管理係
- 各講演会開始２０分前
- □（全員）スタッフ控室に集合（遅刻厳禁）．
□（全員）午前または午後の最初のセッションの担当者は，講演会場別のデスク用トレイの中身を確認する．□マイクおよびレーザーポインタの電池
□用箋挟
□ストップウォッチ
□レーザーポインタ
□呼び鈴 - 各講演会開始１５分前
※午前または午後の最初の講演会の場合は２０分前に入室 - □（全員）この時刻までに，講演会場に入室する．前の講演会が終了していない場合は，終了後，直ちに入室する．
□（全員）前方の黒板に掲示されている講演会番号を示す貼り紙を交換する．□（マイク）講演会中にマイクを持って移動する場合を想定し，通路に置かれている参加者の荷物等の状況を確認しておく．
□（タイム） 午前または午後の最初の講演会の場合，会場のマイクおよびレーザーポインタの電池をすべて交換する．
□（タイム）レーザーポインタの動作確認を行う．
□（タイム）ストップウォッチの動作確認を行う．
□（タイム）呼び鈴の鳴らし方を確認する（ 実際に鳴らしてみること）．
□（タイム）座長に挨拶をし，以下の点を必ず確認する．
○ストップウォッチスタートのタイミング
○呼び鈴を鳴らすタイミング
質疑応答は，１発表ごとに行う場合と，いくつかの発表の後にまとめて行う場合とがあるなど，座長によって異なるので，この点について確認する．
□（マイク） 午前または午後の最初の講演会の場合，会場のマイクおよびレーザーポインタの電池をすべて交換する．
□（マイク）マイクの動作確認を行う．
□（マイク）万一，正常に機能しないマイクあった場合は，発表者，座長，質問者の優先順位でマイクを割り当てた後，早急に会場担当の教員に報告すること．
□（PC）講演者全員に，発表に使用するPCを確認する．（備え付けのPC または 持参のPC）□（PC）講演会開始前に持参PCをRGB切替器に接続できなかった発表者については，講演会中に前の発表者用のポートが空いた後にPCを接続する．
□（PC）会場備え付けのPCを使用する発表者からは，講演用パワーポイントファイルが入ったUSBメモリー等を預かり，会場備え付けのPCにコピーする．
□（PC）備え付けPC側にコピーしたファイルには，講演順が分かるように番号等をつけるなどする．
□（PC）発表者自身が持参したノートPCを使用する場合，持参PCをRGB切替機の空きポートに，専用ケーブルで接続する．
□（PC）発表順が早い発表者を優先して各持参PCを接続し，プロジェクタで投影できることを確認する．接続方法は，別に示す接続要領で確認すること． - 講演開始後
- □（タイム）各講演開始時にストップウォッチをスタートさせる．スタートのタイミングは，講演会開始前に座長に確認した指示に従う．
□（タイム/マイク）各発表開始前に，前方の黒板の講演番号の貼り紙を交換する．発表開始前に交換できなかった場合は，講演開始後にストップウォッチをスタートさせた後，できるだけ早く交換する．※よく質問をする出席者の位置を確認しておき，発表時間には，その出席者から“遠くない場所”に待機しておくとよい．
□（タイム）講演および質疑応答中，ストップウォッチは，講演会の時間中は，座長およびタイムキーパーが時間の経過を確認できる場所に置くこと．
□（タイム）予鈴，２鈴，３鈴を，あらかじめ定めた経過時間後に鳴らす．発表者，質問者，座長の発言中であっても，必ず定められた時間にならすこと．
□（マイク）質問があった場合，速やかに質問者の席に向かう．
※通路に，参加者の荷物等が置いてあるので，足下には気をつけて移動すること． - 講演会終了後
- □（タイム）まず，座長への挨拶を忘れずに．
□（マイク）会場のマイクのすべてのスイッチをオフにする．□呼び鈴
□（全員）午前または午後の最後の講演会終了後は，下記の物品をデスクトレイに入れ，スタッフ控室に持ち帰る．
□用箋挟
□ストップウォッチ
□レーザーポインタ
